Zásady ochrany osobních údajů

Monty lyceum · Informace podle článků 12–14 GDPR

I. Úvod a správce osobních údajů

Tyto zásady vysvětlují, jaké osobní údaje škola získává prostřednictvím webu www.montylyceum.cz, proč je používá, komu mohou být zpřístupněny, jak dlouho je uchovává a jaká práva mají dotčené osoby. Zpracování se řídí nařízením (EU) 2016/679 (GDPR), zákonem č. 110/2019 Sb. a souvisejícími předpisy.

Správce: Střední škola, základní škola a mateřská škola Monty School, školská právnická osoba; Španielova 6227/3, 708 00 Ostrava-Poruba; IČO 71340912; REDIZO 651 040 060; e-mail info@montyskola.cz; datová schránka gdk3jyb.

Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů: [Petr Vidlák, petr.vidlak@montyskola.cz].

II. Jaké údaje zpracováváme a odkud pocházejí

Kontaktní formulář

Jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo a obsah zprávy, je-li součástí formuláře.

Rezervace dne otevřených dveří

Jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo a údaj o vybraném termínu návštěvy.

Informační formulář k možnostem přestupu

Jméno, příjmení, datum narození, e-mail a telefon zájemce; u nezletilého zájemce také jména a kontaktní údaje jeho zákonných zástupců. Tento formulář slouží pouze k prvotnímu kontaktu a poskytnutí informací; není formální žádostí o přestup a jeho odesláním se nezahajuje řízení podle školského zákona.

Údaje získáváme od osob, které formulář vyplní, případně od zákonných zástupců. Při provozu webu mohou vznikat také technické záznamy, zejména IP adresa, čas přístupu a údaje o požadavku na server, pokud je provozní systémy skutečně zaznamenávají.

III. Účely a právní základy zpracování

1. Vyřízení dotazů

Údaje z kontaktního formuláře slouží k odpovědi na dotaz a nezbytné navazující komunikaci. Právním základem je zpravidla oprávněný zájem školy podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; pokud jde o kroky na žádost osoby před uzavřením smlouvy, může se uplatnit čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

2. Organizace dne otevřených dveří

Údaje používáme k evidenci rezervací, potvrzení účasti a sdělení praktických informací či změn. Právním základem je oprávněný zájem školy na organizaci návštěvy podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

3. Informace o možnosti přestupu

Údaje používáme k posouzení dotazu, zjištění základních okolností a komunikaci se zájemcem nebo zákonnými zástupci. Právním základem je oprávněný zájem školy na vyřizování žádostí o informace podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Odeslání formuláře samo o sobě nezakládá právní nárok na přestup.

4. Technické zabezpečení webu

Nezbytné provozní údaje mohou být zpracovávány k zajištění dostupnosti webu, prevenci zneužití a řešení technických incidentů. Právním základem může být oprávněný zájem na bezpečném provozu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Konkrétní rozsah závisí na skutečném nastavení hostingu a webu.

Údaje z formulářů nepoužíváme automaticky k zasílání newsletterů nebo reklamních sdělení. Případné samostatné marketingové zpracování by vyžadovalo vlastní právní základ a příslušné informace.

5. Navazující e-mailová a telefonická komunikace

Správce může využívat poskytnuté kontaktní údaje k e-mailové nebo telefonické komunikaci, která přímo souvisí s účelem, pro který byly údaje poskytnuty.

Jedná se zejména o odpovědi na dotazy, potvrzení rezervací, organizační informace k návštěvě školy, oznámení změn termínů nebo poskytování doplňujících informací týkajících se zájmu o studium či přestup.

Právním základem tohoto zpracování je oprávněný zájem správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, spočívající v zajištění komunikace se zájemci a řádném vyřízení jejich požadavků.

Kontaktní údaje mohou být pro uvedené účely využívány nejdéle po dobu jednoho roku od jejich získání, pokud neexistuje jiný právní důvod pro jejich další zpracování.

Zasílání obchodních sdělení nad rámec této související komunikace se řídí příslušnými právními předpisy, zejména zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti.

IV. Je poskytnutí údajů povinné?

Vyplnění kontaktního formuláře, rezervace DOD i informačního formuláře k přestupu je dobrovolné. Bez nezbytných identifikačních a kontaktních údajů však nemusí být možné na dotaz odpovědět, rezervaci vyřídit nebo se zájemcem komunikovat. Formulář k přestupu není zákonnou povinností ani oficiálním podáním.

V. Doba uchovávání a výmaz

Osobní údaje získané prostřednictvím všech tří formulářů uchováváme pouze po dobu potřebnou k vyřízení požadavku a navazující komunikaci, nejdéle však 1 rok od jejich získání. Poté je odstraníme nebo anonymizujeme, pokud neexistuje jiný právní důvod k jejich uchování.

Pokud následně dojde k samostatnému oficiálnímu přijímacímu nebo přestupovému řízení, dokumentace vzniklá v takovém řízení se řídí vlastními pravidly a zákonnými lhůtami; tento dokument stanoví roční lhůtu pouze pro zde popsané informační formuláře.

Roční lhůtu je třeba dodržet také u kopií a výstupů v e-mailové schránce a Google Forms; případné technické zálohy se spravují podle skutečných retenčních pravidel poskytovatelů.

VI. Kdo má k údajům přístup

Údaje z formulářů za školu vyřizuje Karin Kuřecová jako oprávněná osoba školy. Přístup mohou mít i další pověřené osoby školy, pokud je to pro vyřízení požadavku nezbytné. Karin Kuřecová není samostatným správcem údajů pouze z důvodu, že s nimi za školu pracuje.

Při provozu webu a komunikaci mohou být údaje zpřístupněny poskytovateli hostingu, technickému správci webu a poskytovateli služeb Google Workspace, včetně e-mailu a Google Forms. Tyto subjekty mohou podle konkrétní služby vystupovat jako zpracovatelé nebo samostatní správci. Rozsah jejich přístupu se řídí skutečným nastavením služeb a příslušnými smluvními podmínkami.

Osobní údaje můžeme poskytnout také orgánům veřejné moci, vyžaduje-li to právní předpis. Údaje neprodáváme třetím osobám.

VII. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

V souvislosti s používáním služeb Google může za určitých okolností docházet k přístupu k údajům nebo jejich předávání mimo Evropský hospodářský prostor. Takové předávání je přípustné jen při splnění podmínek kapitoly V GDPR, například na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložek a souvisejících opatření.

[PŘED ZVEŘEJNĚNÍM OVĚŘIT: zda a v jakém režimu dochází k předávání údajů v konkrétním účtu Google Workspace / Forms; uvést použitý mechanismus a případně místo, kde lze získat jeho kopii či informace o něm.]

VIII. Jak údaje chráníme

Škola přijímá přiměřená technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR. Patří sem zejména řízení přístupových oprávnění, ochrana účtů a zařízení, omezení přístupu na osoby, které údaje potřebují, a postupy pro řešení bezpečnostních incidentů. Konkrétní opatření se přizpůsobují rizikům spojeným se zpracováním.

Osoby, které se s údaji při své práci seznamují, jsou povinny zachovávat odpovídající důvěrnost. V případě bezpečnostního incidentu škola posoudí případné povinnosti oznámení dozorovému úřadu a dotčeným osobám podle GDPR.

IX. Vaše práva podle GDPR

Právo na přístup (čl. 15)

Můžete požadovat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, informace o účelech, kategoriích, příjemcích a době uchování a za zákonných podmínek i kopii zpracovávaných údajů.

Právo na opravu (čl. 16)

Můžete požádat o opravu nepřesných údajů nebo doplnění neúplných údajů.

Právo na výmaz (čl. 17)

Můžete požadovat výmaz, například pokud údaje již nejsou potřebné pro původní účel. Právo se neuplatní tam, kde další zpracování vyžaduje zákon nebo jiná výjimka podle GDPR.

Právo na omezení zpracování (čl. 18)

V případech uvedených v GDPR můžete požadovat, aby škola zpracování dočasně omezila.

Právo na přenositelnost (čl. 20)

Pokud jsou splněny zákonné podmínky, můžete získat údaje, které jste poskytli, ve strukturovaném a strojově čitelném formátu nebo požadovat jejich předání jinému správci. Toto právo se nevztahuje na všechny druhy zpracování.

Právo vznést námitku (čl. 21)

Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace vznést námitku. Škola zpracování přezkoumá podle podmínek GDPR.

Odvolání souhlasu

Pokud by některé zpracování bylo založeno na souhlasu, lze jej kdykoliv odvolat. Odvolání nemá zpětný vliv na zákonnost dřívějšího zpracování. U tří uvedených formulářů se obecný souhlas se zpracováním nevyžaduje.

X. Jak svá práva uplatnit a jak podat stížnost

Žádosti můžete zaslat na petr.vidlak@montyskola.cz, do datové schránky gdk3jyb nebo písemně na adresu sídla školy. Škola může přiměřeně ověřit totožnost žadatele, pokud má důvodné pochybnosti. Za vyřízení žádosti se zpravidla neplatí.

Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do jednoho měsíce. Při složitosti nebo větším počtu žádostí lze lhůtu za podmínek GDPR prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení a důvodech informujeme.

Pokud se domníváte, že s vašimi údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz. Tím není dotčeno právo na soudní ochranu.

XI. Automatizované rozhodování a profilování

Správce neprovádí automatizované individuální rozhodování, včetně profilování, ve smyslu čl. 22 GDPR.

XII. Cookies a obdobné technologie

Podrobnosti o používání cookies, případných analytických a reklamních nástrojích, jejich poskytovatelích, účelech a možnostech nastavení uvádí samostatný dokument „Zásady používání cookies“. Pokud prostřednictvím těchto technologií dochází ke zpracování osobních údajů, musí být příslušné informace poskytnuty také v souladu s GDPR.

XIII. Změny a účinnost

Tyto zásady můžeme aktualizovat při změně formulářů, poskytovatelů služeb nebo právních požadavků. Aktuální znění zveřejňujeme na webu Monty lycea.

Datum účinnosti: 1.9.2026